Quand la charge administrative étouffe le management vétérinaire

• Hélène Villarroya le constate chaque jour : les ressources humaines arrivent « en plus de tout le reste » dans la liste des préoccupations des vétérinaires. Or, ils n’ont ni formation ni expertise particulière dans ce domaine.
• Ce constat s’inscrit dans une tendance plus large. En 2026, 64% des dirigeants de TPE-PME citent la charge réglementaire et administrative comme première difficulté quotidienne, devant la surcharge de travail (55%) et l’incertitude économique (54%).
• Dans le secteur vétérinaire spécifiquement, une enquête européenne de 2025 révèle que 64% des vétérinaires déclarent que leur charge administrative a doublé, aucun ne signalant de diminution.

« Je ne sais pas que je ne sais pas »

Le premier écueil identifié par Hélène Villarroya est ce qu’elle appelle le « je ne sais pas que je ne sais pas ». Les vétérinaires font appel à leur expert-comptable pour les contrats de travail, mais ne pensent pas à consulter un spécialiste pour un entretien de recadrage ou les modalités d’une augmentation.

Pourtant, des obligations légales existent. L’entretien de parcours professionnel est obligatoire, et beaucoup de vétérinaires l’ignorent. C’est l’une des premières choses que les avocats regardent en cas de litige. Même chose pour le forfait jours, qui doit être accompagné d’un entretien annuel sous peine de requalification aux 35 heures.

« La littérature scientifique et la presse spécilalisée constituent des ressources importantes, mais il n'y a pas de fil continu pour alerter le professionnel dans son quotidien », déplore-t-elle.

Le glissement vers l’administratif

« Mon deuxième constat, c’est qu’à chaque fois que je parle de RH et de management avec des vétérinaires, j’entends : "Ah oui, j’ai encore ça à faire, j’ai encore ça à faire…" C’est beaucoup de papiers et d’administratif. Pour moi, le management, c’est plutôt des personnes. »

Ce glissement du management vers l’administratif est documenté. Le rapport Deloitte 2025 identifie la fatigue mentale, la friction décisionnelle et les changements constants de contexte comme les principaux indicateurs d’épuisement professionnel, dépassant pour la première fois le volume de travail pur.

Dans le baromètre 2026 de la Fondation MMA, les dirigeants en mauvaise santé psychologique sont 95% à faire état d’au moins un impact sur leur vie personnelle (charge mentale élevée, manque de sommeil, irritabilité, isolement) et 91% sur leur vie professionnelle (baisse de productivité, difficultés à innover, impact relationnel avec les collaborateurs).

Un assistant RH plutôt qu’un SIRH

Face à ces constats, Hélène Villarroya a imaginé non pas un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) classique, mais un véritable « assistant RH ». « J’imagine quelque chose comme un petit ange sur l’épaule qui va dire : "Tu n’oublies pas de faire ça", "N’oublie pas cette échéance", "Attention à cette date". »

Les outils SIRH généralistes existent, mais ils ne sont pas suffisamment adaptés au secteur vétérinaire. « Ils ne s’appuyaient pas suffisamment sur la convention collective vétérinaire, qui est très spécifique. Ils proposent des grilles, mais pas forcément de modèles ou de méthodes. »

Quand on ne sait pas comment réaliser un entretien, avoir une grille ne suffit pas. « On n’a pas les questions à poser, on ne sait pas nécessairement comment mener la démarche. »

Redonner du temps au management humain

L’objectif inconditionnel est de redonner du temps au management. Le meilleur exemple pour la vétérinaire sont les plannings. Aujourd’hui, les demandes de congés arrivent par mail, sur des post-it ou entre deux portes. Tout est éparpillé et le manager doit tout récupérer et composer avec cette désorganisation.

Avec un assistant RH, les règles concernant les demandes de congés peuvent être rappelées, les salariés peuvent transmettre leurs demandes et les informations sont déjà regroupées lorsque le manager arrive devant son ordinateur. « Le planning n’est pas nécessairement prérempli, mais une partie du travail de collecte a déjà été faite. »

Il y a aussi un planning du manager, avec des rappels : fin d’une période d’essai, entretien lié au forfait jours, retour de congé, planning à prévoir… « Cela permet d’anticiper plutôt que de travailler systématiquement dans l’urgence. »

Transparence et confiance

Au-delà de l’automatisation, l’outil vise à renforcer la transparence et la confiance. La directive européenne sur la transparence salariale doit être transposée en droit français. Elle permettra aux salariés d’interroger les critères qui déterminent les rémunérations et les augmentations.

Plus on est transparent sur les règles du jeu de l’équipe, plus on travaille en confiance.

Hélène Villarroya, vétérinaire

Lorsque les équipes grandissent, les personnes se parlent moins et se connaissent moins. Elles peuvent avoir l’impression qu’un collègue est favorisé pour les vacances, les primes ou autre chose.

Dans le secteur vétérinaire, où la tension autour du recrutement des vétérinaires est forte, la transparence compte aussi pour l’attractivité. « Si un candidat a un doute sur la manière dont ses heures supplémentaires seront comptabilisées, par exemple, cela peut entrer dans le champ de sa décision. »

Une culture managériale à faire évoluer

Si Hélène Villarroya devait identifier plusieurs points à faire évoluer dans la culture managériale des cliniques vétérinaires, elle commencerait par l’accueil des nouveaux collaborateurs. « Dans 90% des cas, les personnes arrivent et on leur dit en quelque sorte : "Débrouille-toi". »

L’onboarding est donc un premier sujet. Le deuxième, c’est le dialogue en général : le dialogue social, la rémunération, la stratégie de l’entreprise, les sujets difficiles et les anomalies qui perdurent.

« Plus d’onboarding, plus de dialogue et plus de synergie. Il faut aussi faire davantage confiance aux salariés dans leur capacité à comprendre ce qu’est l’entreprise et à participer au changement. »

Des initiatives adaptées à chaque clinique

Hélène Villarroya est favorable aux initiatives adaptées à chaque entreprise. Elle cite l’exemple d’une clinique où plusieurs salariées préparaient une course. La vétérinaire leur permettait de commencer leur pause à midi plutôt qu’à 12 h 30, afin qu’elles puissent s’entraîner, prendre une douche et déjeuner dans le temps disponible.

Cela fonctionnait très bien dans cette clinique et avait augmenté la motivation de l’équipe. Est-ce qu’il faut ensuite instaurer exactement la même chose dans toutes les cliniques ? Je ne le pense pas.

Hélène Villarroya, vétérinaire

Le dialogue permet de gérer les situations qui peuvent créer des incompréhensions. Les personnes qui ne participent pas à cette activité peuvent se dire que, le jour où elles auront besoin de partir plus tôt, elles pourront bénéficier de la même compréhension. Mais il faut aussi entendre la personne qui reste seule à la clinique et qui doit faire le travail de deux personnes.

Une construction pensée pour les utilisateurs

Au départ, Hélène Villarroya est partie de ce que les vétérinaires faisaient ou n’arrivaient pas à faire. Elle a établi une liste et l’a soumise à plusieurs personnes en leur demandant ce qu’elles souhaitaient améliorer en priorité.

En avançant, je me suis rendu compte que tout était lié : un sujet RH est lié à un autre, qui est lui-même lié à un autre. En réalité, le sujet RH et management forme un ensemble. C’est à ce moment-là que j’ai considéré qu’il était pertinent de les réunir dans un même cadre.

Hélène Villaroya, vétérinaire

La recherche d’un développeur a ensuite été l’une des parties les plus difficiles. « Il faut pouvoir gérer de nombreuses fonctionnalités et potentiellement plusieurs dizaines d’utilisateurs. Et surtout, tout doit être extrêmement intuitif pour un vétérinaire comme pour un salarié, puisque les deux disposent de leur propre interface. »

Cette recherche de simplicité a fait partie intégrante de la construction du projet. « Dans les premières maquettes, il m’arrivait de concevoir quelque chose puis de revenir dessus quelques jours ou quelques semaines plus tard en me demandant : "C’était quoi déjà le principe ?" Je me disais alors que, si moi-même je ne me souvenais pas de la manière dont cela devait fonctionner, ce n’était pas bon et qu’il fallait recommencer. »

Derrière la question de l’outil se dessine surtout celle de la place prise par les ressources humaines dans le quotidien des vétérinaires dirigeants. Contrats, congés, entretiens obligatoires, rémunérations, plannings ou échéances réglementaires occupent un temps qui n’est plus consacré aux équipes.

Pour Hélène Villarroya, la technologie n’a donc pas vocation à remplacer le manager. Elle doit au contraire prendre en charge une partie de ce qui l’éloigne du management, au sens de la proximité avec les collaborateurs.

La question dépasse finalement celle des outils : quelle casquette les vétérinaires veulent-ils encore consacrer à la gestion, et laquelle veulent-ils rendre au management ?